La sede legale (o sede sociale) è il luogo in cui l’organizzazione amministrativa della società è collocata. La sua scelta è fondamentale per una lunga serie di finalità giuridiche, a cominciare dalla competenza del foro, fino all’individuazione della Camera di Commercio e del Registro delle Imprese presso cui presentare le formalità pubblicitarie prescritte dalla legge.
Premesso quanto sopra, può ben capitare che durante la vita della società la stessa si trovi nella necessità di modificare la sede sociale. Si pensi all’ipotesi in cui l’impresa necessiti di locali più grandi o, magari, trasferisca i propri processi organizzativi in un’altra località.
In tutti questi casi è fondamentale procedere a espletare le incombenze previste dalla legge, con adempimenti che dipendono principalmente a seconda di dove venga trasferita la sede sociale.
Il trasferimento della sede sociale all’interno dello stesso Comune
La prima ipotesi è relativa al cambio della sede sociale all’interno dello stesso Comune. Con la riforma del diritto societario del 2003 i trasferimenti di sede che ricadono all’interno di questa ipotesi non richiedono più la modifica dell’atto costitutivo o dello statuto poiché non è più obbligatoria l’indicazione dell’indirizzo e del numero civico negli statuti societari delle società di capitali e nei patti sociali delle società di persone.
Per modificare la sede sociale all’interno dello stesso Comune non è dunque più necessaria una delibera da parte dei soci: il cambiamento può essere effettuato dallo stesso organo amministrativo, a cui spetta anche l’onere di curare i relativi adempimenti pubblicitari.
Così stabilito dalla riforma, non sarà nemmeno necessario coinvolgere il notaio per la verbalizzazione della delibera, fermo restando che se invece nello statuto societario o nei patti sociali è presente l’indicazione dell’indirizzo e del numero civico, allora l’intervento del notaio sarà comunque determinante in quanto sarà necessario dare seguito alla modifica dello statuto.
Il trasferimento della sede legale in un altro Comune
Le cose cambiano se invece la modifica della sede sociale avviene in un altro Comune. In questo caso è infatti obbligatorio procedere con la modifica dello statuto (laddove la società ne sia provvista e quindi si tratti di S.R.L., di S.P.A., in subordine dell’atto costitutivo) e, a tal fine, è essenziale l’intervento del notaio che, oltre a ricevere l’atto, dovrà curare la relativa pubblicità nel Registro delle Imprese o – nel caso in cui il trasferimento della sede sociale riguardi un diverso Registro delle Imprese, le pubblicità nel registro delle imprese “di arrivo”.
Il trasferimento all’estero
Vi è poi una terza ipotesi: il trasferimento della sede sociale al di fuori dei confini nazionali.
In questo caso sarà fondamentale seguire le regole dell’ordinamento giuridico del Paese di destinazione e, dunque, il ruolo del notaio non potrà che assumere una funzione essenziale sia in termini di consulenza che in termini operativi, mediante la cura degli adempimenti presso il Registro delle Imprese italiano per la cancellazione della società, sia per gli adempimenti presso la giurisdizione estera.
Il costo del trasferimento della sede legale della società
Gli oneri fiscali per il trasferimento della sede legale dipendono dalla tipologia di trasferimento, salvo che sia necessario l’intervento del notaio o meno.
Se per esempio l’adempimento deve essere effettuato dall’organo amministrativo, poiché il trasferimento è all’interno dello stesso Comune e non vi sono modifiche nello statuto e nei patti sociali, il costo del notaio è nullo, considerato che non vi è necessità di tale intervento (potrebbe tuttavia rendersi opportuno procedere al contatto con il notaio al fine di ottenere una consulenza professionale su come procedere per tutelare gli interessi della società).
Dunque, se l’adempimento può essere interamente svolto dall’organo amministrativo, la modifica della sede sociale sconterà unicamente l’imposta di bollo per 65 euro e i diritti di segreteria per 30 euro.
Nel caso in cui invece la sede sia trasferita presso altro Comune, allora i costi saranno relativi all’onorario del notaio, a imposta di registro pari a 200 euro e imposta di bollo per 156 euro per l’atto notarile e diritti di segreteria per 90 euro, oltre a 9 euro e 10 centesimi di tassa archivio. Nel complesso il costo dell’operazione si aggira attorno ai 1250 euro oltre a ritenuta d’acconto, comprensiva di onorario.