La stipula del mutuo ipotecario avviene davanti al notaio che per redigere l’atto richiede alcuni documenti.

In primo luogo il notaio deve poter identificare le parti dell’atto e quindi sono necessari a tal fine alcuni documenti per le persone fisiche e altri per gli enti.

La parte mutuataria può essere una persona fisica o un ente o una società. La parte mutuante è una banca o un istituto di credito.

L’elenco che viene proposto di seguito contempla i principali documenti necessari per la stipula del mutuo ipotecario ma non è detto che sia esaustivo per il mutuo specifico.

I documenti per il mutuo ipotecario per i partecipanti persone fisiche

Le persone fisiche partecipanti all’atto, in qualità di parte mutuataria, datrice d’ipoteca, terzo datore di ipoteca o fideiussore, devono produrre la seguente documentazione al notaio:

• la Carta d’identità o la patente rilasciata dalla Prefettura o il passaporto in corso di validità, avendo cura di segnalare eventuali cambi di residenza;
• il Tesserino del Codice Fiscale in originale o la Tessera Sanitaria per l’identificazione ai fini amministrativi e fiscali;
• il Certificato di Residenza.

Per certificare lo stato civile o il regime patrimoniale la parte mutuataria deve produrre:

• il Certificato di stato libero se di stato libero;
• l’Estratto di matrimonio redatto in carta libera da richiedere al comune presso il quale è stato celebrato il matrimonio per i soggetti coniugati;
• la copia della convenzione di costituzione del Fondo patrimoniale;
• la copia dell’Atto di separazione dei beni;
• l’Estratto di matrimonio e il verbale di omologa della separazione o la sentenza se soggetto separato;
• il Certificato di stato libero o la sentenza di divorzio in caso di recente divorzio.

Per gli incapaci

Per le persone fisiche incapaci è necessario produrre:

• l’Autorizzazione del giudice.

Stranieri non cittadini dell’Unione Europea (Extracomunitari)

I partecipanti persone fisiche extracomunitarie devono presentare al notaio:

• il permesso di soggiorno o la carta di soggiorno in corso di validità. Se scaduti e non ancora rinnovati è ugualmente possibile stipulare l’atto purché venga prodotta al notaio la raccomandata con cui si è richiesto il rinnovo e la ricevuta attestante l’avvenuto pagamento.

Società ed enti: i documenti per il mutuo ipotecario

Le società e gli enti che partecipano all’atto di stipula del mutuo ipotecario devono presentare:

• la Carta d’identità del legale rappresentante o della persona che interviene all’atto;
• il codice fiscale e la partita iva dell’ente o della società che possono essere consultabili tramite il Certificato camerale;
• il Certificato camerale da richiedere con apposita istanza al Registro delle imprese;
• l’atto costitutivo;
• lo statuto o il documento più aggiornato contenente i patti sociali.

Enti con consiglio di amministrazione

Gli enti con consiglio di amministrazione devono presentare in aggiunta:

• la delibera dell’organo amministrativo che autorizza la stipula dell’atto.

Intervento del procuratore: i documenti per il mutuo ipotecario

Se all’atto prende parte il procuratore, sia che si tratti di persona fisica o società o ente, è necessario produrre:

• la procura originale o la copia autentica della procura rilasciata dal notaio.

Immobili sui quali viene iscritta l’ipoteca

Il mutuo ipotecario prevede l’iscrizione dell’ipoteca sull’immobile per il cui acquisto si chiede il mutuo alla banca. Il notaio provvede diligentemente all’iscrizione dell’ipoteca presso il relativo ufficio della direzione provinciale dell’agenzia delle entrate. Per fare ciò ha bisogno di una certa documentazione relativa all’immobile o agli immobili da ipotecare.

Se l’immobile deriva da un atto di acquisto o da un atto di donazione bisogna produrre:

• il titolo di acquisto dell’immobile ovvero il rogito o la sentenza e la relativa nota di trascrizione;

Quando l’immobile proviene da una successione invece bisogna produrre:

• la dichiarazione di successione e la relativa ricevuta di pagamento delle imposte;
• il titolo di acquisto precedente e la relativa trascrizione;
• gli altri inerenti alla successione come ad esempio, l’accettazione o la rinuncia dell’eredità;
• l’eventuale pubblicazione del testamento.

Unità immobiliare o terreno

Se l’immobile da ipotecare è considerata unità immobiliare o è un terreno bisogna consegnare al notaio:

• il certificato catastale da richiedere presso il competente Ufficio provinciale – Territorio dell’Agenzia delle Entrate e
• la planimetria con confini.

Ipoteca precedente

Il notaio deve garantire alla banca che l’immobile da ipotecare sia libero da privilegi, iscrizioni o trascrizioni che pregiudichino l’iscrizione di ipoteca. Deve perciò sapere se sull’immobile ci sono già iscritte ipoteche.

Se c’è un’ipoteca che è stata cancellata bisogna produrre la seguente documentazione:

• l’atto di assenso alla cancellazione dell’ipoteca.

Se c’era già un mutuo si possono verificare due ipotesi:

• il mutuo non è ancora stato estinto ma verrà estinto con i proventi del nuovo mutuo;
• il mutuo è già estinto. In questo caso bisogna fornire la prova dell’avvenuto integrale pagamento del mutuo e la lettera della banca che ha rilasciato la quietanza con impegno alla presentazione della comunicazione di cancellazione dell’ipoteca.

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La stipula dell’atto notarile richiede la produzione di una serie di documenti. Si propone perciò di seguito l’elenco di quelli principali necessari alla stipula dell’atto di compravendita immobiliare. La lista di documenti per l’atto di compravendita sotto esposti potrebbe tuttavia non essere esaustiva per la specifica compravendita. È pertanto sempre opportuno in caso di dubbi rivolgersi al notaio.

Documenti per l’atto di compravendita dei partecipanti persone fisiche

Le persone fisiche partecipanti all’atto notarile devono presentare alternativamente per l’identificazione:

• La carta d’identità, avendo cura di comunicare eventuali cambi di residenza non ancora registrati nella carta;
• La patente rilasciata dalla prefettura;
• Il passaporto in corso di validità.

Ai fini fiscali e amministrativi l’identificazione avviene con il codice fiscale.

Per le persone fisiche il codice fiscale può essere desunto dal tesserino verde del relativo o dalla tessera sanitaria.

Sono inoltre necessari ulteriori documenti a seconda che la persona sia non coniugata, coniugata, separata o divorziata, incapace o extracomunitaria.

Non coniugate

Le persone fisiche non coniugate devono presentare:

• certificato di stato libero, in carta semplice;
• la copia di eventuali accordi di convivenza.

Coniugate

Le persone fisiche coniugate devono presentare:

• l’ estratto per riassunto dell’atto di matrimonio (in carta semplice) rilasciato dal Comune nel quale è stato contratto il matrimonio;
• la copia dell’atto di separazione dei beni;
• una copia dell’atto di fondo patrimoniale.

Separate o divorziate

Le persone fisiche separate o divorziate devono presentare:

• l’atto di separazione o divorzio.

Rappresentanza di incapaci

Le persone fisiche incapaci devono presentare:

• l’autorizzazione del giudice per soggetti incapaci

Extracomunitari

Le persone fisiche extracomunitarie devono presentare:

• il permesso di soggiorno o carta di soggiorno per extracomunitari.

Enti e società: documenti per l’atto di compravendita

Gli enti e le società che partecipano all’atto di compravendita immobiliare devono presentare per l’identificazione:

• la carta d’identità del legale rappresentante;
• l’atto costitutivo;
• lo statuto vigente o i patti sociali aggiornati.

Ai fini fiscali e amministrativi l’identificazione dell’ente o della società avviene con il codice fiscale e la partita iva.

Per enti, società o imprese individuali il codice fiscale o la partita iva si ricavano tramite la visura camerale.  Il soggetto che prende parte alla stipula deve presentare al notaio il certificato camerale. Tale certificato, a differenza della semplice visura camerale, ha valore legale di certificazione, è valido per sei mesi dalla data di rilascio ed è opponibile a terzi. Per ottenerlo bisogna presentare apposita richiesta alla camera di commercio.

Ulteriori documenti sono richiesti in caso di conflitto di interessi con l’organo amministrativo e di enti con consiglio di amministrazione.

Ipotesi di conflitto di interessi con l’organo amministrativo

Nell’ipotesi di conflitto di interessi con l’organo amministrativo è necessario presentare:

• la delibera dell’assemblea dei soci.

Enti con consiglio di amministrazione

In caso di enti con consiglio di amministrazione bisogna produrre:

• il Libro dei verbali con delibera firmata.

Il procuratore: quali documenti deve presentare

Nel caso di intervento all’atto di un procuratore è necessario portare:

• Per le persone fisiche la procura in originale o copia autentica rilasciata dal Notaio che conserva l’originale nella sua raccolta;
• Per gli enti e le società la copia autentica della procura.

Documenti per l’atto di compravendita che deve presentare il venditore

La parte venditrice in generale deve produrre la copia dell’atto notarile di acquisto con nota di trascrizione.

Sono tuttavia necessari diversi documenti a seconda che la parte venditrice sia o meno un’impresa costruttrice e a seconda della provenienza dell’immobile.

Impresa costruttrice

Se la parte venditrice è un’impresa costruttrice è necessaria:

• una polizza assicurativa decennale, nelle ipotesi di legge.

Immobile derivante da successione

Se l’immobile è pervenuto tramite successione bisogna produrre:

• la dichiarazione di successione e la relativa ricevuta di pagamento delle imposte;
• il certificato di morte;
• la copia del verbale di pubblicazione dell’eventuale testamento.

Condominio

Se l’immobile fa parte di un condominio sono necessari:

• la dichiarazione dell’amministratore di condominio;
• la planimetria catastale;
• tutti i provvedimenti edilizi/urbanistici relativi alla casa promessa in vendita;
• la copia del certificato di agibilità/abitabilità;
• l’attestato di prestazione energetica rilasciato da apposito certificatore;
• la certificazione di conformità degli impianti. Se non si è in possesso delle certificazioni, le parti devono concordare e dichiarare in atto responsabilità e obblighi.

Immobile gravato da ipoteca

In caso l’immobile sia gravato da ipoteca produrre:

• la copia del contratto di mutuo;
• la ricevuta di estinzione del mutuo o dell’ultimo bollettino;
• l’eventuale copia dell’atto notarile di assenso alla cancellazione di ipoteca.

Immobile locato a terzi

In caso di immobile locato a terzi il venditore deve produrre:

• la copia del contratto di locazione;
• verificare le ipotesi di prelazione: per le abitazioni con disdetta del contratto e per i locali commerciali.

Vendita di terreno

Se la vendita riguarda un terreno bisogna produrre inoltre:

• il certificato catastale e la planimetria con confini;
• il certificato di destinazione urbanistica;
• la verifica, ai fini della prelazione, di affittuari o confinanti aventi diritto;
• la verifica se si tratti di terreno percorso dal fuoco ai sensi dell’art. 10 L. 353/2000.

L’acquirente: quali documenti deve presentare al notaio

La parte acquirente per la stipula dell’atto di compravendita deve produrre un numero inferiore di documenti al notaio rispetto al venditore. La documentazione da produrre infatti sarà solo la seguente:

• una copia del contratto preliminare di acquisto registrato;
• la relativa copia del pagamento delle imposte.

Mediazione immobiliare e documenti per l’atto di compravendita

Le parti possono essersi avvalse dell’intervento di un mediatore immobiliare. In tal caso dovranno presentare in aggiunta la seguente documentazione:

• nome, cognome, luogo e data di nascita del mediatore che ha svolto la mediazione e il relativo numero di iscrizione al Ruolo Agenti Affari in Mediazione;
• denominazione, sede legale, codice fiscale della società per conto del quale il mediatore ha svolto la mediazione e il relativo numero di iscrizione al Ruolo Agenti Affari in Mediazione della società;
• estremi del pagamento delle provvigioni o fotocopia dell’assegno/assegni effettuati per il pagamento.

Acquisto della prima casa e delle relative pertinenze e documenti per l’atto di compravendita

Se l’immobile oggetto dell’atto di compravendita è un’abitazione è possibile a determinate condizioni usufruire delle agevolazioni prima casa. In tal caso la documentazione da produrre al notaio sarà la seguente:

• una copia degli eventuali atti di acquisto di vendita della precedente abitazione e della eventuale fattura del venditore e/o del notaio per la detrazione dell’imposta di registro o dell’IVA pagata (credito d’imposta).

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